Рабочая форма - это минимум полей плюс проверка, что заявка реально куда-то доходит, а не просто исчезает после нажатия кнопки. По полям: для большинства ниш хватает имени и телефона, максимум email. Каждое лишнее поле - причина, чтобы не заполнять форму до конца, я на своих лендингах держу 2 поля и чекбоксы согласий.
Технически форма должна делать три вещи: отправлять данные на сервер без перезагрузки страницы, показывать пользователю сообщение об успехе прямо на месте кнопки, и параллельно слать уведомление вам - на почту, в Telegram или куда вам удобно. Если после отправки страница просто "ничего не делает" видимого, человек решает, что форма сломана, и либо жмёт кнопку ещё пять раз, либо уходит. Оба сценария плохие: в первом случае вы получите дубли заявок, во втором - потеряете клиента молча.
То, что произошло у вас - классика: форма технически отправляется, но либо письма улетают в спам, либо скрипт обработки формы отвалился после обновления сайта, а видимой ошибки для посетителя нет. Проверить просто: заполните форму сами с чужого номера телефона и чужой почты, засеките, дошло ли уведомление за минуту-две. Сделайте это раз в месяц, это дешевле, чем терять заявки неделями.
Из защиты обязательны две вещи: скрытое поле-ловушка для ботов (honeypot) и лимит отправок с одного IP в час, иначе форму рано или поздно завалят спамом или испортят статистику. Капчу с картинками я не ставлю - она режет конверсию у живых людей сильнее, чем спасает от ботов.